When you need that tech know-how now!

You  arrange  events,  book  flights,  plan  meetings,  arrange  printing,  but  how  tech-savvy  are  you  expected  to  be  in  your  role?  Tim  Stackpool  explains  where  to  find  online  solutions  to  those  curly  and  short-notice  challenges.

Quite  often,  the  Executive  Personal  Assistant  is  expected  to  be  a  master  at  all  manner  of  business  prowess.  Bluffing  your  way  through  is  sometimes  an  option,  but  if  you  ever  find  yourself  confronted  with  challenges  beyond  the  capability  of  mere  mortals,  here  are  some  great  online  destinations  to  make  your  day.

Graphic design
This  can  be  a  disaster  in  the  wrong  hands,  and  whipping-up  a  quick  image  with  text  using  PowerPoint  for  a  last  minute  post  on  social  media  or  LinkedIn  can  cause  more  damage  to  your  brand  than  good.

Canva (www.canva.com) not  only  serves-up  great  visual  ideas,  but  also  allows  collaboration  between  team  members  working  on  the  same  image.  Some  of  the  features  do  require  a  fee,  but  the  prices  are  reasonable,  and  many  of  the  basic  design  layouts  and  ideas  are  free.  More  than  50,000  templates  are  available  and  no  software  download  is  required.  The  various  design  categories  include  invitations,  calendars,  planners,  newsletters,  social  media  graphics  and  much  more.

DesignBold (www.designbold.com) and  Snappa (www.snappa.com) offer  similar  functions.  Nothing  beats  a  good  solid  human  graphic  designer,  but  when  you  are  in  a  pinch,  these  services  come  to  the  rescue.

Web publishing
The  flavour  of  the  month  when  it  comes  to  web  creation  is  WordPress (www.wordpress.com). Many  web  developers  swear  by  it,  and  at  the  rudimentary  level  it  works  a  treat.  It  can,  however,  become  as  complicated  as  you  want  it  to  be,  and  may  appear  frightening  to  the  novice.

Website  builders  can  be  a  lifesaver  when  a  new  site  needs  to  be  in  the  market  right  now.  There  is  of  course,  more  to  having  an  online  presence  than  just  a  web  page,  as  you  also  need  a  domain  name  and  a  place  to  host  it.  The  easy  solution  is  to  reach  for  a  service,  like  WordPress,  that  takes  care  of  all  hosting,  domain  and  design.  Others  include  the  popular  Wix (www.wix.com), Weebly (www.weebly.com) and  Squarespace (www.squarespace.com). These  and  similar  services  make  web  presence  and  creation  so  easy,  the  difficult  bit  will  be  comparing  the  layouts  and  prices  they  offer.

Mailing list communication
Sending a single email to hundreds of contacts generally results in the various mail services identifying your email as spam. While this can be disappointing to find the recipients failed to receive your communication, you can also risk having your own email address blacklisted by email servers around the world for being the originator. CRM (customer relationship management) systems are designed to ensure that such communications avoid being sent
to the trash.

Plenty  of  online  services  exist  that  expertly  and  elegantly  deliver  the  same  email  to  hundreds  (or  thousands)  of  inboxes.  Almost  all  come  with  inbuilt  layout  tools  for  newsletters  and  form  letters,  which  can  also  personalise  the  salutation.  Mailchimp (www.mailchimp.com) allows  up  to  2000  addresses  and  12,000  emails  per  month  delivered  for  free.  Completely  online,  you  can  format  the  email  as  plain  text,  or  use  rich  layout  features  to  add  images  and  font  effects  to  give  your  communication  a  more  ‘magazine feel’.  Popular  alternatives  to  Mailchimp  include  GetResponse (www.getresponse.com), iContact (www.icontact.com), and  FreshMail (www.freshmail.com).

As  with  all  these  suggestions,  the  real  challenge  is  choosing  the  one  most  suitable  to  your  needs,  given  the  different  features  each  one  offers.


Tech expert Tim is the technology writer for Executive PA Media. He can be heard on talk radio in his native Australia and is a tech presenter speaking at conferences and trade shows about technology’s impact on work and lifestyle